Como Administradores de Fincas en Mallorca una parte de nuestro trabajo muy importante es la correcta y esmerada realización de una contabilidad precisa y detallada, bajo parámetros del Plan General Contable (P.G.C), si bien ello a día de hoy no sea exigida por la normativa europea y estatal al no dotar en este apartado a las Comunidades de obligación como figura jurídica.
Realizamos una contabilidad basada en la obtención de la información en breve espacio de tiempo para poder obtener en cualquier momento datos de la Comunidad los más reales posibles. Esto nos permite entre otras cosas:
- Tener actualizados los saldos bancarios evitando diferencias en las conciliaciones periódicas a realizar. Somos firmes defensores de que cada Comunidad debe tener su propia cuenta bancaria, no comulgando con la idea de una cuenta única de la Administración donde se vuelcan todos los ingresos y gastos (pagos) de todas las Comunidades. Si bien para nuestro despacho puede resultar más laborioso el control de varias cuentas (una por Comunidad) consideramos que es básico para nuestro compromiso de transparencia.
- Obtener listados para estudio interno, tales como costes acumulados por grupo de gasto para ver su evolución y posible desviación con el presupuesto anual. Si ello se produce, analizamos las posibles causas e informamos al Presidente de la posible solución para la corrección de la desviación a corto o medio plazo, si ello es factible.
- Obtener listados para información solicitada por los propietarios o por terceros autorizados. Cuando un propietario solicita el saldo que tiene pendiente con la Comunidad no hay problema en facilitarla la información en breve espacio de tiempo al tener al día los movimientos bancarios de la cuenta comunitaria. En el supuesto caso de que haya algún movimiento bancario sin identificar se solicita a los propietarios aclaración del ingreso no imputable para poder tener los saldos de todos los comuneros perfectamente determinados. También este tipo de trabajo diario facilita la obtención de la información a suministrar cuando un propietario o notario nos solicita un certificado de deudas ordinarias y extraordinarias aprobadas en Junta y no vencidas para la venta del inmueble.
- Tener perfectamente controladas las facturas pendientes de liquidar por trabajos realizados por terceros, consensuando con el Presidente el momento de liquidarlos. Esta información también nos da mucha fuerza de cara a una negociación futura con los proveedores comunitarios. Las facturas y su justificante de pago son escaneadas en nuestro programa informático para una búsqueda más rápida y eficiente.
- Al tener los saldos de cada propietario al día, podemos determinar y ver la evolución de la deuda de cada comunero y analizar cada caso de cara a un posible acuerdo de la Junta para ejecutar posibles actuaciones judiciales (procedimiento monitorio). Si el procedimiento ya está interpuesto y se producen pagos parciales del principal reclamado, podemos informar en breve espacio de tiempo a nuestro departamento jurídico para que éste lo tenga en cuenta de cara a la actualización del expediente, y así, evitar errores ante terceros. Todo este trabajo contable diario y constante repercute positivamente en unas liquidaciones con alto nivel de detalle, siendo éstas fácilmente entendibles por los propietarios y aportando gran cantidad de información a éstos. Confeccionamos un resumen de los gastos e ingresos de la Comunidad durante el periodo repercutido en la liquidación. En dicho resumen, cada gasto e ingreso lleva asociada la fecha de pago o cobro para una mayor transparencia. Adjuntamos a cada propietario su recibo detallado para que pueda comprobar todas las partidas de gasto que se le repercuten y en qué proporción. Además de todo esto, facilitamos un cuadro resumen de los saldos pendientes vencidos de cada comunero de la Comunidad y el saldo bancario actual. Manejar toda esta información y poder compartirla con nuestros clientes, hace que nuestro número de quejas sea ínfimo. Además, toda esta información, adaptada lógicamente a la normativa de la Ley de Protección de Datos 15/1999, está a disposición de todos los propietarios que deseen en el portal online. Finalmente, nuestro despacho elabora sin coste añadido alguno aquellos modelos tributarios que la Agencia Estatal (AEAT) obliga a la Comunidad a realizar, tales como el mod. 111 (si hay profesionales independientes que aplican retención a sus facturas, o hay personal contratado), mod. 190 que es el resumen anual de los modelos 111 triemstrales, o en el mod. 347 (declaración anual de operaciones con terceros que superen los 3.005,06€), etc.
- Somos agentes colaboradores de la Agencia Tributaria (AEAT) lo que nos facilita todas las gestiones a realizar con dicho organismo.